INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Ai sensi e per gli effetti dell’art. 13 del Regolamento Europeo 2016/679 (di seguito “Regolamento”), forniamo le seguenti informazioni relative al trattamento dei dati personali conferiti o acquisiti in caso di segnalazione di illeciti ai sensi del D.Lgs. 24/2023 (di seguito “Segnalazione”), nell’ambito del sistema di whistleblowing adottato da Aditinet Consulting S.p.A.
1. Titolare del trattamento
Titolare del trattamento è Aditinet Consulting S.p.A. (C.F. e P. IVA 04137280964), con sede legale in Roma, Viale Odone Belluzzi n. 57, indirizzo e-mail direzione@aditinet.it, indirizzo pec-direzione@aditinet.it
2. Responsabile della protezione dei dati
Il Responsabile della protezione dei dati nominato dalla Società può essere contattato inviando una comunicazione a mezzo posta elettronica all’indirizzo dpo@aditinet.it (di seguito “DPO”).
3. Dati personali
I dati personali trattati dalla Società sono unicamente quelli utili alla gestione della segnalazione, da Lei volontariamente conferiti o acquisiti successivamente dalla Società (di seguito “Dati”), quali dati anagrafici, dati di contatto, dati di natura particolare e dati relativi a condanne penali o reati. I Dati manifestamente inutili non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono immediatamente cancellati.
4. Finalità del trattamento
I Dati verranno trattati unicamente per:
a) ricevere, esaminare, gestire ed evadere la segnalazione trasmessa;
b) dare seguito ad eventuali richieste da parte delle Autorità competenti;
c) esercitare e difendere i diritti della Società in ogni sede.
5. Base giuridica del trattamento
Il trattamento dei Dati per le finalità indicate al precedente punto 4) trova base giuridica quanto alla lettera:
a) e b) nell’adempimento di un obbligo di legge (art. 6.1 b) Regolamento), nell’ambito del rapporto di lavoro nell’assolvimento di obblighi e nell’esercizio di
diritti specifici della Società o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale (art. 9.2 b) Regolamento) e nelle disposizioni normative di cui al D. Lgs. 24/2023 (art. 10 Regolamento);
c) nel legittimo interesse (art. 6.1 f) Regolamento), nella necessità di accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria da parte della Società (art. 9.2 f) Regolamento) e nelle disposizioni normative di cui al D. Lgs. 24/2023 (art. 10 Regolamento).
6. Modalità del trattamento
Nell’ambito delle finalità indicate al precedente punto 4) il trattamento dei Dati avverrà in forma cartacea e mediante strumenti elettronici (piattaforma informatica dedicata), nel rispetto delle disposizioni normative in materia di trattamento dei dati personali, adottando le misure di sicurezza adeguate. Il trattamento dei Dati sarà effettuato dal “Responsabile della gestione delle segnalazioni interne” indicato nella “Procedura per la gestione delle segnalazioni di illeciti ai sensi del D. Lgs. 24/2023”, autorizzato al trattamento, per garantirne l’adeguata sicurezza e riservatezza, nonché per evitare rischi di perdita e/o
distruzione e accessi da parte di soggetti non autorizzati.
7. Comunicazione e diffusione dei dati
I Dati non verranno in alcun modo diffusi. L’identità del soggetto segnalante e qualsiasi ulteriore informazione da cui questa possa evincersi verranno mantenute strettamente riservate e potranno essere trattate solo dal “Responsabile della gestione delle segnalazioni interne”, fatte salve le ipotesi in cui detto soggetto abbia espressamente acconsentito alla rivelazione e quelle previste nel D. Lgs. 24/2023. Inoltre, i diritti di cui agli artt. 15-22 del Regolamento, da cui possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del soggetto segnalante, sono sottoposti alle limitazioni previste dall’art. 23 del Regolamento. In ogni caso e nei limiti strettamente pertinenti alle finalità indicate al precedente punto 4) i Dati possono essere trattati dalle Autorità competenti ai sensi di legge o regolamento, nonché dalla società addetta alla manutenzione della piattaforma informatica espressamente nominata responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento.
8. Periodo di conservazione dei Dati
I Dati saranno conservati per il periodo di tempo strettamente necessario alla gestione della Segnalazione e, comunque, non oltre 5 (cinque) anni dalla data di
comunicazione dell’esito finale della segnalazione da parte della Società. Nel caso in cui dovessero essere instaurati contenziosi o procedimenti disciplinari, i Dati
saranno conservati fino alla loro definizione e fintanto che non saranno esperiti i termini per l’eventuale impugnazione e/o per la prescrizione delle relative azioni.
9. Diritti dell’interessato
Con riferimento ai Dati, è riconosciuto il diritto di chiedere alla Società con le modalità indicate dal Regolamento e ferme restando le disposizioni e limitazioni
di cui all’art. 23 del Regolamento: l’accesso, nei casi previsti (art. 15 Regolamento); la rettifica dei Dati inesatti e l’integrazione di quelli incompleti (art. 16 Regolamento); la cancellazione dei Dati per i motivi previsti (art. 17 Regolamento), come ad esempio quando non siano più necessari rispetto alle finalità sopra indicate o non siano trattati nel rispetto del Regolamento; la limitazione di trattamento per le ipotesi previste (art. 18 Regolamento), come nel caso si contesti l’esattezza dei Dati e occorra verificarne la correttezza; la portabilità, vale a dire il diritto di ricevere, nei casi previsti (art. 20 Regolamento), in un formato strutturato di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i Dati e di trasmettere detti Dati ad un altro titolare del trattamento; l’opposizione al trattamento, nei casi previsti (art. 21 Regolamento). Tutti i diritti sopra elencati potranno essere esercitati inviando alla Società una comunicazione a mezzo posta elettronica all’indirizzo direzione@aditinet.it o a mezzo lettera raccomandata/pec all’indirizzo della Società, all’attenzione del DPO.
10. Reclamo
Nel caso ritenga che il trattamento dei Dati violi le disposizioni contenute nel Regolamento, è altresì riconosciuto il diritto di proporre reclamo al Garante per la
protezione dei dati personali secondo quanto previsto dall’art. 77 del Regolamento stesso.
11. Natura del conferimento dei Dati
Il conferimento dei Dati è obbligatorio al fine di consentire la gestione della Segnalazione ai sensi del D. Lgs. 24/2023 e di beneficiare delle tutele ivi previste.
Le Segnalazioni da cui non è possibile ricavare l’identità del soggetto segnalante sono considerate anonime e gestite come indicato nella Procedura per la gestione delle segnalazioni di illeciti ai sensi del D. Lgs. 24/2023.
12. Trasferimento dei Dati all’estero
I Suoi Dati non sono oggetto di trasferimento all’estero. Sono conservati presso la sede della Società e su server ubicati in Unione Europea.
Roma, 29 dicembre 2023
